Welche Aufgabe übernimmt welches System?
Lexware Office ist das führende System für Rechnung, Kunde, Betrag und Fälligkeit. GoCardless ist der Zahlungsdienstleister für Mandat, Lastschrifteinzug und Zahlungsereignisse. SepaPilot übernimmt die Entscheidung dazwischen: Darf genau diese fällige Rechnung für genau diesen Kunden eingezogen werden?
| System | Aufgabe | Bleibt dort |
|---|---|---|
| Lexware Office | Rechnung und Fälligkeit | Beleg- und Kundendaten |
| SepaPilot | Prüfung, Zuordnung und Steuerung | notwendige Rechnungs- und Statusmetadaten |
| GoCardless | Mandat und Zahlungsabwicklung | IBAN, BIC und SEPA-Mandat |
Voraussetzungen vor dem ersten Einzug
Eine Rechnung allein berechtigt noch nicht zur Lastschrift. Sie benötigen ein gültiges Mandat des Kunden und ein aktives GoCardless-Mandat. Prüfen Sie außerdem, ob Zahlungsziel und Fälligkeit in Lexware Office korrekt gesetzt sind. SepaPilot erstellt keine Mandate und ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihrer Mandatstexte.
- Lexware-Rechnung ist offen und fällig.
- Der Kunde wurde von Ihnen in SepaPilot freigegeben.
- Das zugeordnete GoCardless-Mandat ist aktiv.
- Der Betrag liegt innerhalb Ihres festgelegten Limits.
- Testmodus ist ausgeschaltet und der Live-Check vollständig.
Warum eine Vorschau wichtig ist
Bei Zahlungen ist „sofort vollautomatisch“ kein sinnvolles Onboarding-Ziel. Im SepaPilot-Testmodus werden dieselben Auswahlregeln ausgeführt, aber keine echte Zahlung angelegt. Sie können Rechnungsnummer, Betrag, Kunde und geplanten Status prüfen und danach gezielt freischalten.
Auch nach der Aktivierung bleiben technische Leitplanken bestehen: Betragshöchstgrenze, Kunden-Opt-in, eindeutige Rechnungszuordnung und Idempotenz bei GoCardless. Eine pausierte oder nicht zahlungsberechtigte SepaPilot-Subscription blockiert den Livebetrieb ebenfalls.
Was nach dem Einzug passiert
Eine SEPA-Lastschrift ist nicht in dem Moment endgültig erfolgreich, in dem sie angelegt wird. GoCardless meldet den weiteren Verlauf über Webhooks. SepaPilot zeigt deshalb Status statt nur einen „gesendet“-Hinweis und markiert Vorgänge, die Aufmerksamkeit benötigen. Das ist besonders wichtig bei fehlgeschlagenen oder zurückgebuchten Zahlungen.
So starten Sie
- Lexware API-Schlüssel erstellen und prüfen.
- GoCardless Access Token verbinden.
- Webhook-Endpoint und Secret einrichten.
- Kunden zuordnen, Limit setzen und Vorschau kontrollieren.
- Livebetrieb erst nach grünem Systemcheck aktivieren.
Ersten Lauf als Vorschau sehen
Starten Sie ohne echten Einzug und prüfen Sie, welche fälligen Rechnungen SepaPilot auswählen würde.
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