Datenschutzerklärung

Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Verantwortlicher

2. Datenschutzrechtliche Rollen

Für Websitebesuche, SepaPilot-Benutzerkonten, Vertragsabwicklung, Abrechnung und Support ist WEB-SHOP-HOSTING Verantwortlicher.

Soweit ein Geschäftskunde über SepaPilot Daten seiner eigenen Kunden, Ansprechpartner, Rechnungen, Mandate oder Zahlungsvorgänge verarbeiten lässt, handelt der Geschäftskunde als Verantwortlicher und WEB-SHOP-HOSTING als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Hierfür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3. Aufruf der Website und technische Protokolle

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, HTTP-Methode und -Status, Referrer, Browser- und Geräteangaben. Die Verarbeitung dient der sicheren Auslieferung, Fehleranalyse sowie der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Dienstes. Sicherheits- und Betriebsprotokolle werden nach Erforderlichkeit begrenzt und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

4. Reichweitenmessung mit Plausible

Auf der öffentlichen Website verwenden wir eine selbst betriebene Instanz von Plausible Analytics unter analytics.bezahlbare-webseite.de. Erfasst werden ausschließlich zusammengefasste Nutzungswerte wie aufgerufene Seite, Referrer, Land, Gerätetyp, Betriebssystem und Browser. Plausible setzt keine Analyse-Cookies und verwendet weder Local Storage noch dauerhafte Besucherkennungen. IP-Adresse und User-Agent werden nur vorübergehend zur Bildung einer täglich wechselnden Kennung verwendet und nicht im Klartext gespeichert.

Zweck und Rechtsgrundlage: datensparsame Messung und Verbesserung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es findet kein seitenübergreifendes Tracking, keine Profilbildung und keine Nutzung zu Werbezwecken statt. Weitere technische Einzelheiten enthält die Datenrichtlinie von Plausible.

5. Benutzerkonto und Anmeldung

Bei Registrierung und Nutzung verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen und interne Konto- beziehungsweise Mandantenkennung;
• Rechnungs-E-Mail, Rechnungsanschrift, Land und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• einen gesalzenen Passwort-Hash; das Klartextpasswort wird nicht gespeichert;
• E-Mail-Bestätigungs- und Passwort-Zurücksetzungsdaten in Form nicht umkehrbarer Token-Hashes;
• serverseitig gehashte Sitzungskennungen und den Zeitpunkt ihrer Gültigkeit;
• Nachweise über die akzeptierte Version von AGB und AVV sowie die Bestätigung der Unternehmereigenschaft.

Zweck und Rechtsgrundlage: Kontoerstellung, Authentifizierung, Vertragsschluss und -durchführung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Schutz vor Missbrauch gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Rechtlich erforderliche Vertrags- und Nachweisdaten verarbeiten wir außerdem nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Lexware Office und GoCardless

Wenn Sie die Integrationen aktivieren, verarbeitet SepaPilot auf Ihre Weisung:

• Lexware-Organisations- und Kontaktdaten, Rechnungsnummer, Rechnungskennung, Betrag, Währung, Fälligkeit und Status;
• GoCardless-Gläubiger-, Kunden-, Mandats- und Zahlungsreferenzen sowie Zahlungsstatus;
• von Ihnen bestätigte Zuordnungen zwischen Lexware-Kontakten und GoCardless-Mandaten;
• API-Schlüssel, Access Token und Webhook Secret zur technischen Authentifizierung.

SepaPilot speichert keine IBAN, BIC oder vollständigen Bankverbindungen Ihrer Zahler. Geheimnisse werden getrennt von den fachlichen Datensätzen in einer serverseitigen Secret-Ablage gespeichert. In der Anwendungsdatenbank liegt nur eine Referenz und zur Identifikation höchstens ein Hinweis aus den letzten drei Zeichen. Vollständige Schlüssel werden nicht an das Frontend zurückgegeben.

Sie schließen die Verträge mit Lexware Office und GoCardless selbst und bestimmen, welche Daten über deren Schnittstellen bereitgestellt werden. Für deren eigene Verarbeitung gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Lexware und das GoCardless Privacy Centre.

7. Automatisierte Einzüge und Berichte

Für Testläufe, LIVE-Einzüge, Statusabgleich, Fehlerbehandlung und Berichte speichern wir insbesondere Rechnungsreferenz, Rechnungsnummer, Betrag, Währung, technische GoCardless-Zahlungsreferenz, Status, Zeitpunkte sowie sicherheitsrelevante Ereignisse. Webhook-Nutzdaten werden nicht dauerhaft im Klartext gespeichert; zur Integritäts- und Duplikatsprüfung wird ein kryptografischer Hash geführt.

Rechtsgrundlage: gegenüber dem SepaPilot-Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; hinsichtlich der Daten seiner Zahler erfolgt die Verarbeitung auf dokumentierte Weisung im Rahmen des AVV.

8. Abrechnung und Zahlungsanbieter

Für das SepaPilot-Abonnement verarbeiten wir Tarif, Preis, Währung, Zahlungsart, Abrechnungszeitraum, Rechnungsnummer und -status, einen unveränderlichen Schnappschuss der Rechnungsdaten, Zahlungs- und Kündigungsstatus sowie Anbieter- beziehungsweise Überweisungsreferenzen. Die im Kundenkonto angezeigten Rechnungsmetadaten werden ausschließlich dem angemeldeten Kontoinhaber zugeordnet. Eine vom Anmeldekonto abweichende Rechnungs-E-Mail wird bis zur gesonderten Bestätigung nicht für den Versand von Rechnungsdokumenten verwendet.

Bei PayPal werden Sie zur Freigabe zu PayPal weitergeleitet; SepaPilot erhält die für die Aboverwaltung erforderliche Vertragsreferenz und Statusmeldungen. PayPal verarbeitet Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von PayPal.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für handels- und steuerrechtliche Pflichten.

9. Transaktions-E-Mails und Support

Wir senden notwendige Nachrichten zu E-Mail-Bestätigung, Passwortänderung, Abrechnung, LIVE-Aktivierung, Verbindungsproblemen und Einzugsergebnissen über das SepaPilot-Postfach [email protected]. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Nachrichtentyp, Versandstatus und die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Inhalte. Öffnungs- oder Klicktracking findet nicht statt.

Support-Anfragen können im geschützten Kundenkonto oder per E-Mail gestellt werden. Dabei verarbeiten wir Konto- und Tenant-Zuordnung, Kategorie, Priorität, Betreff, Nachrichten, Bearbeitungsstatus sowie Zeitpunkte von Anfrage und Antwort. Zugangsschlüssel, Webhook-Secrets, Passwörter und vollständige Bankdaten dürfen nicht übermittelt werden; technisch erkennbare Secrets werden abgewiesen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Cookies und lokale Speicherung

Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ausschließlich das technisch notwendige Cookie __Host-sp_session. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung, ist auf 30 Tage begrenzt und mit Secure, HttpOnly und SameSite=Strict geschützt. Die serverseitig gespeicherte Kennung wird zusätzlich gehasht. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

11. Empfänger und Infrastruktur

12. Übermittlungen in Drittländer

Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk und kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Grundlage sind, soweit erforderlich, Angemessenheitsbeschlüsse sowie die EU-Standardvertragsklauseln einschließlich vertraglicher Zusatzmaßnahmen. Details ergeben sich aus dem Cloudflare DPA. Bei der freiwilligen Nutzung von PayPal oder bei den vom Kunden selbst eingerichteten Lexware- und GoCardless-Verbindungen können sich weitere Übermittlungen aus den jeweiligen Anbieterbedingungen ergeben.

13. Speicherdauer

• Sitzungen enden spätestens nach 30 Tagen; abgelaufene Datensätze werden regelmäßig bereinigt.
• Bestätigungslinks gelten 24 Stunden, Passwort-Reset-Links 60 Minuten. Verbrauchte Token-Hashes werden grundsätzlich nach sieben Tagen bereinigt.
• Erfolgreich versandte Outbox-Datensätze werden nach 30 Tagen, endgültig fehlgeschlagene nach 90 Tagen gelöscht.
• Verarbeitete Provider-Ereignisse und technische Laufprotokolle werden nach 400 Tagen bereinigt.
• Gelöste oder geschlossene Support-Vorgänge werden regelmäßig spätestens nach zwei Jahren gelöscht, soweit sie nicht länger für Vertragserfüllung, Rechtsansprüche oder gesetzliche Nachweise erforderlich sind.
• Datenschutz- und Löschanfragen sowie ihre Bearbeitungsentscheidung werden zur Erfüllung und zum Nachweis der Betroffenenrechte grundsätzlich bis zu drei Jahre nach Abschluss dokumentiert; gesetzliche oder streitbedingte längere Fristen bleiben möglich.
• Konto-, Konfigurations-, Rechnungs-, Einzugs- und Vertragsdaten speichern wir für die Vertragsdauer und anschließend nur, soweit Ansprüche, gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten bestehen. Handels- und Steuerunterlagen können je nach Dokument grundsätzlich sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren sein.
• API-Schlüssel und sonstige nicht aufbewahrungspflichtige Kundendaten werden nach Vertragsende und Ablauf einer angemessenen Übergangsfrist gelöscht, sofern keine andere Weisung oder Pflicht entgegensteht.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Als Kontoinhaber können Sie im Bereich „Support“ unmittelbar einen maschinenlesbaren Datenexport herunterladen, unrichtige Unternehmens- und Rechnungsdaten berichtigen sowie eine Löschanfrage stellen und innerhalb des angezeigten Zeitfensters zurücknehmen. Alternativ schreiben Sie an [email protected]. Wir beantworten Betroffenenanfragen grundsätzlich unverzüglich und spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist. Sind Sie Zahler oder Ansprechpartner eines SepaPilot-Geschäftskunden, wenden Sie sich bitte zunächst an dieses Unternehmen als Verantwortlichen. Wir unterstützen es bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Behörde Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.

15. Automatisierte Entscheidungen und Pflichtangaben

SepaPilot trifft keine Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO und erstellt keine Profile über Personen. Die bei der Registrierung als erforderlich gekennzeichneten Angaben sind für Konto und Vertrag notwendig; ohne sie kann der Dienst nicht bereitgestellt werden. Die Verbindung mit Lexware und GoCardless ist freiwillig, aber für die Automatisierungsfunktion erforderlich.

16. Sicherheit und Änderungen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, unter anderem TLS-Übertragung, getrennte Secret-Ablage, gehashte Zugangsdaten, restriktive Sitzungs-Cookies, Herkunftsprüfung bei Änderungen, signierte Webhooks, Rollen- und Zugriffsschutz, Testmodus, Betragslimit und Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Dienst, Anbieter oder Rechtslage wesentlich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft unter dieser Adresse abrufbar.

Version und Stand: 2026-08-27 · 27. August 2026